Digital kommunikation har været vigtig

Troels Jørgensen A/S med hovedsæde i Kettinge gennemførte for tre-fire år siden en gennemgribende digitaliseringsomstilling.

Digitaliseringen har gjort det nemmere for virksomheden med i alt cirka 100 medarbejdere at komme igennem dagligdagen under coronakrisen.

Det vurderer direktør Mia Frederiksen.

- I 2015 begyndte vi på vores digitaliseringsproces, hvor vi implementerede et digitalt kvalitetssikringssystem, som erstattede en analog mappe på byggepladsen indeholdende skemaer på papir og billeder, fortæller Mia Frederiksen.

Nu foregår kvalitetssikringen på tablet eller smartphone ved hjælp af app'en Ajour", der er udviklet til byggebranchen.

- Oplysninger om, hvor man er, og hvor kvalitetssikringen bliver foretaget, samt hvor billederne bliver taget, bliver alt sammen automatisk registreret i app'en. Det betyder også, at al viden og information er tilgængelig for alle aktører, fortæller hun.

Siden implementeringen er brugen af systemet blevet en integreret del af hverdagens arbejdsprocesser i virksomheden.

- Men hvis coronakrisen havde ramt for fem år siden, så ville der have været en hel del ekstra spørgsmål, som vi skulle have forholdt os til. Medarbejdere skulle have mødtes oftere for fysisk overlevering af information og papirer, og det ville have givet nogle udfordringer i forhold til de sundhedsmæssige anbefalinger og restriktioner, som coronakrisen har medført, lyder det fra Mia Frederiksen.

Hun vurderer derfor, at virksomheden - på grund af digitaliseringen - i minimal grad har været påvirket af coronakrisen i forhold til at få dagligdagen til at fungere.

- Vores kontormedarbejdere har på skift arbejdet hjemme og har kunnet gøre det, fordi de netop har haft al information digitalt. Det gælder blandt andet også timesedler og timeregistrering, som for to år siden blev gjort digital, fortæller hun og oplyser, at virksomheden derfor ikke har haft brug for at foretage digitale nyinvesteringer.

- Vi har også haft medarbejdere, der er i risikogruppen overfor coronavirus. De medarbejdere har arbejdet hjemme, og de har netop kunne gøre det, fordi vi har været igennem digitaliseringsprocessen. Så når nu coronakrisen ramte med de restriktioner, det har ført med sig, så er jeg glad for, at vi har haft fokus på det område, siger hun.

Det har nemlig, ifølge direktøren, været en medvirkende årsag til, at virksomheden trygt og roligt har kunne forholde sig til netop de anbefalinger, der er givet i forhold til arbejde på byggepladserne.

- Det gælder eksempelvis at holde en høj håndhygiejne blandt medarbejderne samt planlægning af, hvornår medarbejderne hver for sig har kunne afholde frokost, fortæller hun.

I byggebranchen er der ofte også brug for afholdelse af møder mellem forskellige aktører.

- I den forbindelse har vi også afholdt langt flere digitale byggemøder over Teams, end vi ellers har gjort. Det har også været relativt nemt for os, fordi vi kendte til systemet i forvejen, siger Mia Frederiksen, der godt kan se fordele i, at gøre det oftere i fremtiden.

- Der kan afklares mange spørgsmål på den måde, og der er ingen tvivl om, at det kan spare tid for alle parter, siger hun.

Men erfaringen er også, at der er møder, hvor det er fortsat er at foretrække at mødes fysisk.

- Jeg har også været til digitale møder med mange deltagere, og der er det vanskeligere at opnå samme udbytte. I de tilfælde vil jeg fortsat foretrække, at man mødes fysisk. Men det har været et godt og fornuftigt alternativ, når vi nu har været tvunget til det af omstændighederne, vurderer Mia Frederiksen.

Derfor forventer Mia Frederiksen også, at fremtiden kommer til at byde på flere digitale møder, end tilfældet var før coronakrisen.

Så selvom digitaliseringsprocessen på ingen måde er blevet gennemført i virksomheden med henblik på at kunne modstå en pandemikrise, så har digitaliseringen været en medvirkende årsag til, at følgerne af krisen har været nemmere for virksomheden at håndtere.

- Vi kan i hvert fald konstatere, at det også i den forbindelse har været en god, nødvendig og fornuftig investering, lyder det fra Mia Frederiksen, der også understreger, at medarbejderne under coronakrisen fortjener ros for at have været omstillingsparate uden nogen form for panik.

Mia Frederiksen oplyser, at virksomheden fortsat er i proces med yderligere digitalisering.

- Lige nu arbejder vi med et dokumentstyringssystem, som vi gerne vil uddanne formændene i at bruge, fortæller hun.