Skriv mails og beskeder så du altid får svar

Du skal bruge hjælp til en opgave og har skudt en hurtig mail afsted. Og så begynder ventetiden.

Efter lang tids tavshed i den anden ende sender du måske en påmindelse. Og du begynder at overveje, om du kan have generet den anden. Du genlæser din mail. Var den mon uhøflig?

Sandsynligvis ikke, men du kan have begået nogle klassiske fejl. Og ved at justere din kommunikation en smule kan du øge chancen for at få svar.

Generelt skal du gøre dig klart, hvad du gerne vil med din mail eller besked. Og så skal du lade det skinne klart igennem - hele vejen.

Det fortæller Anette Grønning, som er lektor på Institut for Kulturvidenskaber ved Syddansk Universitet og forsker i blandt andet mailkommunikation.

Den klare intention skal sættes allerede i emnefeltet.

- Mange trykker bare "svar" på en gammel mailtråd uden at rette emnefeltet, og så handler det pludselig om noget helt andet, siger Anette Grønning og fortsætter:

- Skriv klart og præcist, hvorfor du sender mailen. Og hvad du forventer, at modtageren skal gøre.

Her kan du gøre brug af det, Anette Grønning kalder turoverdragelse. Det betyder, at du eksplicit i mailen sender stafetten videre. Det kan du gøre ved at skrive, "hvad tænker du?", eller "vil du svare på denne?".

Det er også en fordel, hvis der er mange modtagere, så man ved, hvem der forventes at reagere.

- Man kan også være lidt fræk og skrive: "Hvis jeg ikke hører noget fra jer, regner jeg med, at det er et ja". Så gør man det klart, at tavsheden faktisk betyder noget, siger Anette Grønning.

Når du skal skrive en god besked, handler det om at sætte dig i modtagerens sted, siger Malene Rydahl, som tidligere har siddet i en ledende stilling inden for virksomhedskommunikation og har skrevet bogen "Svar udbedes".

Modtageren skal bruge tid på din mail, så inden du trykker afsend, skylder du dem at overveje, hvad du vil, hvor meget det fylder, og hvad der skal komme ud af det.

- Vi glemmer også ofte at "connecte" med det menneske, der skal modtage vores besked, siger hun.

Det vil sige, at hvis din mail er upersonlig og lugter af en skabelontekst, som er skudt afsted til flere, så er det ikke sikkert, at modtageren prioriterer den.

Anette Grønning har i sin forskning observeret, at jo flere spørgsmål du stiller i en mail, jo færre svar får du. Hold dig derfor gerne til et enkelt.

- Stiller man kun ét spørgsmål, så får man som regel svar. Men det skal også være stillet som et spørgsmål, for ofte sætter vi ikke engang spørgsmålstegn, siger hun.

Stiller du flere spørgsmål på en gang, så kan du til gengæld øge din chance for at få svar betydeligt, hvis du nummererer dine spørgsmål eller stiller dem op i punktform, siger Anette Grønning.

Et sidste fif til at undgå radiotavshed er ganske enkelt at gøre det let for andre at svare - også selv om det ikke er det svar, du håber på.

- Det er en god idé at gøre udvejen nem for andre. Så de nemt kan sige nej, i stedet for at det bliver til et ikkesvar, siger Malene Rydahl.

De fleste vil nemlig hellere modtage et "nej tak" end slet ikke noget svar.

/ritzau fokus/